保育園の運営を支える「保育事務」は、子どもと直接関わることは少ないものの、保育の現場には欠かせない存在です。
この記事では、保育事務の具体的な仕事内容や求められるスキル、向いている人の特徴、職場の探し方まで詳しくご紹介します。
事務職として保育の現場に携わりたい方は、ぜひ参考にしてください。
保育事務の役割とは
子どもたちが安心して過ごせる環境づくりには、保育事務のサポートが不可欠です。
保育士のように子どもと直接関わる機会は少ないものの、園児の情報管理や保護者対応、行政への書類提出など、裏方として多岐にわたる業務を担っています。
保育現場が円滑にまわるように、縁の下の力持ちとして活躍するのが保育事務の大きな役割。
事務処理の正確さはもちろん、職員や保護者とのコミュニケーションも求められるため、幅広いスキルが活かせるポジションです。
保育事務の仕事内容
保育事務は、保育士が子どもと向き合う時間をしっかり確保できるよう、裏方として園運営を支える大切な役割を担っています。
ここでは、保育事務に求められる仕事内容や一日のスケジュール例をご紹介します。
保育事務の具体的な仕事内容
園ごとに仕事内容は多少異なりますが、代表的な保育事務の業務内容をわかりやすくまとめました。
園児や保護者の情報管理
入園時に提出される書類や緊急連絡先、健康記録、アレルギー情報などを正確に整理・保管する業務です。
情報の取り違えは大きなトラブルにつながるため、細かいチェックと更新が欠かせません。デジタル化が進んでいる園では、専用ソフトを使って効率的に管理することもあります。
経理・会計関連のサポート
保育料の集計・入金確認、領収書の発行、日々の出納管理など、園の経営に関わるお金の流れをサポートします。
定期的な経費精算や決算処理の補助をおこなうこともあり、正確性と信頼性が求められる業務です。
経理経験がある人にとってはスキルを活かしやすい仕事といえます。
職員の勤怠・給与管理
保育士やパート職員など、園内スタッフの出勤簿の確認や勤務時間の集計をおこなう業務です。残業や有給休暇の記録も管理し、給与計算に必要なデータを整える役割も担います。
ミスがないよう慎重なチェックが必要ですが、その積み重ねが職員の働きやすさにつながります。
備品や教材の発注・在庫管理
日々の保育で使用する文具、紙類、教材、おむつなどの在庫状況を確認し、必要なタイミングで発注をおこないます。
過不足が出ないように在庫数を把握しておくことが重要で、効率的な園運営に欠かせない役割です。
在庫状況をきちんと管理するためには、物の置き場所を分かりやすく整える工夫も大切です。
行政や自治体への書類提出
保育園の運営には、自治体や行政への定期的な報告書の提出が求められます。
たとえば、児童数・職員数の報告や監査資料の準備など、書類作成のルールに従って正確にまとめ、提出期限を守ることが大切です。
制度への理解と書類作成の丁寧さが必要になります。
電話・来客対応
保育事務は、保護者からの問い合わせ対応、取引業者との連絡、見学者の受付など、園の“窓口役”として外部と最初に接する大切なポジションです。
園全体の印象にも関わるため、明るく丁寧な対応が求められます。
他の業務と並行しておこなう場面もあるため、臨機応変に動ける柔軟さが求められるでしょう！
園内行事や予定の調整・準備サポート
運動会や発表会、避難訓練など、年間を通じた園行事のスケジュールを把握し、職員と連携をとりながら準備のサポートをおこないます。
備品や会場手配、案内資料の準備など、多方面との調整が必要になります。
裏方として行事の成功を支えるやりがいのある業務です。
園だよりなどの書類作成
保育事務は、毎月の園だより、行事予定のお知らせ、保護者向けの配布プリントなどの作成・編集・印刷も担当します。
子どもたちの活動を分かりやすく伝えるための工夫が求められ、文章力やPCスキルを活かせる業務です。
保護者とのコミュニケーションツールとして重要な役割を担います。
保育事務の一日のスケジュール例
保育事務の一日は、保育園の開園時間や保育士の動きに合わせて進みます。以下は、フルタイムで勤務する保育事務スタッフのスケジュール例です。
| 時間帯 | 業務内容 |
| ８：１５ | 出勤・事務所内の簡単な掃除・PC起動などの準備 |
| 8：３０ | 朝礼に参加(職員間の情報共有)・メールや掲示物のチェック |
| ９：００ | 園児の出席確認・保護者からの連絡対応(電話) |
| １０：００ | 備品の在庫確認・発注書の作成・行事準備のサポート |
| １１：００ | 保育料や経費の処理・出納帳の入力などの経理事務 |
| １２：００ | 昼休憩 |
| １３：００ | 園だよりや配布書類の作成 |
| １４：００ | 勤怠管理の入力・行政への提出書類の準備 |
| １５：３０ | 電話/来客対応・その他雑務 |
| １６：３０ | 保育士との情報共有・事務所内の整理整頓・明日の準備 |
| １７：１５ | 業務の最終確認・退勤 |
上記はあくまで一例であり、園の規模や方針、職員体制によって業務内容やスケジュールは異なります。
保育事務に向いている人
ここまでご紹介したように、保育事務の仕事は単なるデスクワークにとどまらず、園の運営や保護者への連絡業務など、多岐にわたります。
ここでは、保育事務に向いている人の特徴をご紹介します。
正確に作業できる人
保育事務は、園児の個人情報や保育料の管理、行政提出書類など、ミスが許されない重要な情報を多く扱います。
小さな誤字や入力ミスが大きなトラブルにつながる可能性もあるため、慎重に確認しながら正確に作業できる几帳面さが求められます。
日々の書類整理やデータ入力に丁寧に取り組める人に向いている仕事といえるでしょう！
責任感をもって仕事に取り組める人
日々の業務の中で、多くの大切なデータや書類を取り扱うのが保育事務の役割です。
こうした業務は、たとえ小さなミスでも園の運営に影響を与える可能性があるため、常に注意深く、責任感をもって取り組む姿勢が求められます。
また、期限を守って書類を提出したり、トラブルが起きたときに冷静に対応したりと、信頼される対応力も重要です。
慎重かつ丁寧な対応ができる人は、保育事務として信頼されやすいでしょう！
人と接するのが好きな人
事務の仕事というとパソコンに向かう作業をイメージしがちですが、保育事務は保護者の来園対応や電話の受け答え、業者とのやりとりなど、「人と接する場面」が意外と多くあります。
誰に対しても明るく丁寧に応対できる人は、園の信頼感を高める存在として重宝されます。コミュニケーションを大切にできる人にはピッタリの職種です。
マルチタスクが得意な人
保育事務の仕事は、限られた時間の中で複数の業務を同時に進める必要があり、1つの作業に集中するというよりは、優先順位をつけて効率的に動く力が求められます。
たとえば、書類を作成している最中に電話がなったり、来客の対応を求められたりすることも日常的。
そういった場面でも慌てずに対応できる柔軟さと段取り力がある人は、保育事務に向いています。
パソコン操作に抵抗がない人
保育事務は、園児の情報管理や勤怠・経理の処理、園だよりなどの書類作成など、多くの業務でパソコンを使用します。
WordやExcelなどの基本的な操作スキルはもちろん、園によっては会計ソフトや園児管理システムなど、専用のソフトを使うこともあります。
こうした業務にスムーズに対応するためには、パソコン操作に苦手意識がないことが大切です。基本的な入力作業が正確にできるだけでなく、新しいツールにも柔軟に対応できる人は、保育事務として即戦力になれるでしょう！
子どもが好きな人
事務室での業務がメインでも、園児の声が身近に聞こえたり、行事や日常のふれあいに立ち会えるのは、保育園ならではの魅力です。
子どもの笑顔に癒されながら仕事ができるので、「子どもが好き」という人には、やりがいを感じやすい環境です。
保育士とは違う形で、子どもの成長に関われる喜びもあります。
柔軟に対応できる人
保育園では急な体調不良や予定変更、行事の準備など、突発的な対応が求められることも少なくありません。
事務業務に集中している最中でも、優先順位を切り替えて対応する場面もあります。
そうした中で臨機応変に動ける人、状況に合わせて落ち着いて行動できる人は、保育事務として大きな力を発揮できます。
サポート役にやりがいを感じる人
保育事務は、表立った仕事ではないかもしれませんが、園の運営に欠かせない存在です。
保育士がスムーズに子どもと向き合えるよう支えたり、保護者が安心して園に通えるよう環境を整えたりと、間接的に子どもの成長を支える役割があります。
「誰かの役に立つこと」「裏方として支えること」に喜びを感じる人にとって、保育業務は大きなやりがいのある仕事です。
求人の探し方
保育事務の求人は、保育士とは異なるルートで募集されていることもあります。自分に合った職場を見つけるためには、いくつかの方法を組み合わせて情報を集めるのがおすすめです。
園の公式サイトや地域の求人情報をチェックする
保育園の公式ホームページには、職員採用情報が掲載されていることがあります。
事務職の募集は保育士と比べて掲載数が少ないこともあるため、定期的にチェックするのがポイントです。
また、地域の求人誌やハローワーク、自治体の福祉関係の掲示板などに掲載されるケースもあります。
転職エージェントの活用して相談する
よりスムーズに希望に合う職場を見つけたい場合は、転職エージェントの利用が効果的です。
中でも、保育業界に特化した『保育士人材バンク』では、保育士だけでなく保育事務の求人も取り扱っており、園の雰囲気や働き方についても詳しくご案内しています。
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1人では見つけにくい保育事務の求人も、専任アドバイザーが希望条件を丁寧にヒアリングし、1人ひとりに合った職場をご提案します。
まとめ
保育事務は、園のスムーズな運営を支える“縁の下の力持ち”ともいえる存在です。
経理処理や園児・保護者情報の管理、スケジュール調整、行政対応など、業務は幅広く多岐にわたります。直接子どもと関わる機会は少ないものの、その分「保育を支えること」にやりがいを感じられるお仕事です。
「マルチタスクが得意」「細かい作業をコツコツこなすのが好き」「人をサポートするのが得意」という人には、保育事務はまさに適職といえるでしょう。整理整頓やスケジュール管理など、自分の得意分野を活かせる機会も多くあります。
ただし、保育事務の求人は公開数が少なく、一般の求人サイトではなかなか見つけにくいことも。そこでおすすめなのが、保育業界に特化した転職支援サービス『保育士人材バンク』です。
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